De werkplek verandert razendsnel. Sinds hybride werken de norm is geworden, zie je het overal: lege bureaus, halfvolle vergaderruimtes en collega's die elkaar vooral via Teams spreken. En toch betalen veel bedrijven nog steeds de volle mep voor hun kantoorruimte. Zonde, toch?
Als professioneel kantoorontwerper spreek ik regelmatig MKB-eigenaren en hun secretaresses die worstelen met deze nieuwe realiteit. Het goede nieuws? Er is een slimme, stijlvolle en efficiënte oplossing: flexplekken. En ja, daar kun je als ondernemer écht geld mee besparen en verdienen.
Wat zijn flexplekken eigenlijk?
Een flexplek is een werkplek die door meerdere medewerkers gebruikt wordt, afhankelijk van wie die dag op kantoor is. Geen vaste bureaus meer met familiefoto's en oude koffiemokken, maar strak georganiseerde, gedeelde plekken waar mensen kunnen werken, bellen, overleggen of zich concentreren.
Flexplekken worden vaak ondersteund door een slimme kantoorinrichting die zones maakt: stilteruimtes, samenwerkzones, belplekken, en informele ontmoetingsplekken.
Persoonlijke noot: "Bij een klant in Eindhoven liepen secretaresses continu te zoeken naar een lege vergaderruimte. Na de overstap naar flexibele zones met boekbare overlegruimtes, was dat probleem direct opgelost. En de sfeer op kantoor? Veel rustiger."
Waarom flexplekken de toekomst zijn
1. Hybride werken is blijvend
De meeste medewerkers werken nu 2 tot 3 dagen per week thuis. Dat betekent dat gemiddeld 40-60% van de bureaus leeg zijn op een willekeurige dag. Flexplekken passen perfect bij deze nieuwe werkrealiteit.
2. Jongere generaties willen keuzevrijheid
Millennials en Gen Z willen niet vastzitten aan "hun" bureau. Ze zoeken variatie: de ene dag stil werken, de andere dag brainstormen in een creatieve hoek. Flexplekken bieden die keuze.
3. Slimmer omgaan met ruimte = minder kosten
Huur je 500 m2, maar gebruik je maar 300 effectief? Dan betaal je veel te veel. Door flexplekken in te voeren kun je met minder vierkante meters toe. Minder ruimte = lagere huur = meer winst.
4. Duurzamer en gezonder
Minder ruimte betekent ook minder energieverbruik, minder meubilair en een lagere ecologische voetafdruk. Bovendien bevordert een goed ontworpen flexibele werkplek beweging, variatie en samenwerking.
Wat levert het concreet op?
20-40% besparing op vierkante meters
Je hebt minder ruimte nodig, dus lagere huur- en energiekosten.
Minder investeringen in meubilair
Geen vaste werkplekken = minder bureaus, stoelen en kasten nodig.
Hogere medewerkerstevredenheid
Mensen kiezen hoe en waar ze werken. Dat geeft autonomie en rust.
Professionelere uitstraling naar klanten
Een strak, opgeruimd en modern kantoor geeft vertrouwen en straalt efficiëntie uit.
Een MKB-klant in Helmond schakelde ons in omdat ze wilden verhuizen naar een groter pand. Na ons adviesgesprek bleek dat ze door slim inrichten en flexplekken in te voeren, in hun huidige pand konden blijven. Denk eens na wat dat aan kosten heeft uitgespaard!
Een mooi voorbeeld is van een flexibel ingericht kantoor is het project van Vanbreda Risk and Benefits.
Veelgemaakte fouten bij het invoeren van flexplekken
Hoewel flexplekken enorme voordelen bieden, zien we in de praktijk vaak dat de invoering niet helemaal vlekkeloos verloopt. Zonder een goede aanpak kun je tegen onverwachte problemen aanlopen die het succes in de weg staan. Hier zijn een paar valkuilen die je absoluut wilt vermijden:
Geen duidelijke structuur
Zonder goede afspraken is het al snel chaos. Denk aan:
• Wie mag waar werken?
• Hoe boek je een werkplek?
• Waar laat je je laptop/tas?
Vergeten van stilteplekken
Niet iedereen wil de hele dag in een open ruimte zitten. Richt dus ook belcellen en stilteruimtes in voor geconcentreerd werk.
Slechte ICT-ondersteuning
Als je moet vechten om een stopcontact of elke dag opnieuw moet inloggen op een wankel wifi-netwerk, gaat niemand blij worden.
Zo begin je zonder gedoe
Wil je het goed aanpakken? Volg dan deze stappen:
1. Start met een inventarisatie
Hoeveel mensen zijn er gemiddeld per dag op kantoor? Welke taken voeren ze uit? Wat hebben ze nodig?
2. Betrek medewerkers en secretaresses
Zij weten precies waar de knelpunten zitten. Door ze vanaf het begin te betrekken, krijg je draagvlak en betere oplossingen.
3. Werk met zones
Maak aparte zones voor:
• Focuswerk
• Samenwerking
• Informeel overleg
• Pauze en ontspanning
4. Laat je begeleiden door een professional
Een goede kantoorontwerper kijkt niet alleen naar mooi design, maar vooral naar gebruik, logistiek en comfort. En dat verdient zich altijd terug.
Praktijkvoorbeeld: Van chaos naar rust in 6 weken
Bij een ICT-dienstverlener in Den Bosch werkten 28 mensen, waarvan er gemiddeld 12 op kantoor waren. Toch stonden er 30 bureaus, 4 printers en een vergadertafel die als lunchplek werd gebruikt.
We hebben het hele kantoor heringericht:
• 16 flexplekken
• 3 stilteruimtes
• 1 vergaderruimte met reserveringssysteem
• 1 loungehoek
Na 6 weken was de sfeer rustiger, de samenwerking beter, en er kwam ruimte vrij voor een extra coachruimte. En ja, de secretaresse was dolblij met haar nieuwe belplek.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Flexplekken bieden veel voordelen, maar roepen ook vragen op. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over de voordelen van flexplekken, de implementatie en de praktische kant ervan.
Hoe zorg ik dat medewerkers flexplekken accepteren?
Betrek ze vroeg in het proces, zorg voor duidelijke communicatie, en bied variatie (niet alleen open ruimtes, ook stilteplekken!).
Heb ik dan geen vaste werkplekken meer?
Niet per se. Je kunt een mix maken van flexplekken en een paar vaste plekken voor functies die dat echt nodig hebben.
Wat kost het om een kantoor om te bouwen naar flexplekken?
Dat hangt af van de grootte en wensen. Een goede richtlijn: tussen €250 en €850 per m2 voor een volledige herinrichting inclusief meubilair.
Is het geschikt voor elk bedrijf?
Bijna elk kantoorbedrijf met meer dan 10 medewerkers kan voordeel halen uit flexplekken. Vooral bij hybride werkmodellen.
Wat is het verschil tussen een flexplek en een hotdesk?
Een flexplek is een gedeelde werkplek, vaak in zones ingedeeld. Een hotdesk is meestal vrij te gebruiken zonder reservering. In de praktijk overlappen de termen, maar hotdesking is vaak iets minder gestructureerd.
Klaar voor een kantoor dat met je meebeweegt?
De toekomst van werk is flexibel. En jouw kantoor kan dat ook zijn. Minder verspilling, meer gebruiksgemak, en vooral: een plek waar mensen graag werken.
Wil je weten hoe jouw kantoor efficiënter kan worden ingericht?
👉 Neem contact op voor een gratis en vrijblijvend adviesgesprek om te ontdekken hoeveel jij kunt besparen met flexplekken.
.svg)